회의를 효율적으로 하는 방법

철현: 야, 니들 맨날 붙어 다닐 동안 뭐했냐? 집도 모르고, 전화번호도 모르고…. 에유.
지환: 그러게? … 그동안 뭐했던 걸까? … 그동안 뭐했던 거지, 우리?
– 영화 <연애소설> (2002)

어떤 조직이 효율적으로 운영되는지 판단하려면, 그 조직의 회의에 참가해 보면 쉽게 알 수 있습니다. 회의 과정이 비효율적인 조직은 업무도 비효율적으로 처리할 가능성이 높습니다. 회의를 효율적으로 진행하려면, 다음처럼 하면 될 것 같습니다.

첫째, 의제를 명확하고 결과 지향적으로 정해야 합니다. 대부분 회의가 단지 지식 공유를 목적으로 소집되는데, 이것은 명백한 시간 낭비입니다. 회의에 참석하는 사람은 안건에 대한 이해도가 각자 다릅니다. 그런데, 지식 공유 목적의 회의에서는 안건 이해가 덜 된 사람을 위해서 이미 안건을 이해하고 있는 사람까지도 계속 참석해 있어야 합니다. 지식을 공유하는 게 목표라면, 회의가 아니라 문서를 통해 필요한 부분을 각자 읽어 보게 해야 합니다. 긴급하고 필수적인 내용을 공유해야 한다면 회의 외에는 좋은 방법이 없지만, 그렇지 않을 때가 대부분입니다. 회의는 결정을 내리는 데에만 주로 쓰여야 합니다.

둘째, 아무에게나 발언권을 주면 안 됩니다. 회의를 하다 보면 몇몇 사람만 계속 얘기를 하고, 다른 사람은 듣고만 있게 됩니다. 이건 전적으로 회의 진행자의 실수입니다. 회의에선 모든 사람이 공평한 발언 기회를 갖되, 특정한 사람만 많이 말하지 않도록 조정해야 합니다. 그걸 조정하는 방법은 여러 가지가 있는데, 개인당 발언 시간 제한을 두는 방법이 제일 나을 것입니다.

셋째, 안건에 대해서 문서 공유를 사전에 해야 합니다. 회의에 참석해서야 안건을 알게 되는 것은 회의 참가자가 준비를 미리 하지 못하게 되는 단점이 있을 뿐만 아니라, 회의 시간이 안건을 이해하느라 소모된다는 단점까지 있습니다. 사전에 모두가 알고 있어야 하는 내용은 미리 전달해 주고, 회의 도중에 생각나는 것은 회의 때에 이야기하는 식이 돼야 합니다.

넷째, 회의와 관련 있는 얘기만 하도록 해야 합니다. 회의를 하다 보면 의제와 전혀 무관하거나 당장은 필요 없는 얘기가 종종 나옵니다. 그런 얘기가 도움이 될 수도 있지만, 의제에 대한 집중도를 떨어트리고 회의에서 다뤄야 할 중요할 내용을 제대로 다루지 못하게 만드는 문제가 생깁니다.

다섯째, 자세한 얘기는 당사자끼리 얘기하도록 해야 합니다. 회의 시간에 모두가 들을 필요가 없는 얘기는 관련된 당사자끼리 따로 모여서 얘기하는 게, 모두의 시간을 조금이라도 덜 낭비하게 만듭니다.

여섯째, 회의록을 반드시 남겨야 합니다. 회의를 하면 아무 기록도 남기지 않고 얘기만 하다가 끝나는 때가 잦습니다. 회의를 했다면 결론만 간단히 기록으로 남겨서 업무에 반영해야 합니다. 그런데 어떤 사람은 회의의 모든 내용을 기록하는데, 그것은 낭비입니다.

일곱째, 회의 시간을 미리 정해야 합니다. 회의의 시작 시간과 종료 시간을 명확히 정해야, 참석자도 준비를 할 수 있고 회의가 쓸데없이 길어지는 일을 막을 수 있습니다.

참고로, 아래 인용한 내용도 보면 좋을 것 같습니다.

  • Set a timer. When it rings, meeting’s over. Period.
  • Invite as few people as possible.
  • Always have a clear agenda.
  • Begin with a specific problem.
  • Meet at the site of the problem instead of a conference room. Point to real things and suggest real changes.
  • End with a solution and make someone responsible for implementing it.

– 책 <Rework>, Jason Fried and David Heinemeier Hansson

회의는 필요악입니다. 관리자는 어떻게 하면 회의를 효과적으로 진행할 수 있을지 계속 고민해야 합니다.

참고: 실리콘밸리 임원들이 회의하는 법

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2 thoughts on “회의를 효율적으로 하는 방법

  1. Yhucks.com에서 이 항목을 퍼감댓글:
    의제가 명확하고 결과 지향적으로 회의를 이끌어나가는것은 정말 좋은것 같다. 하지만 발언권을 모두에게 공평히 하다보면 팀원들의 평가의 자리가 되어버리는 불상사가 자주 일어나기도 하는것 같다. 이것을 막아주면서 좋은 회의로 결과를 이끌어 낼수는 없을까?

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